Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Gültig für Bewerber (m/w/d) der MÄDLER GmbH (nachfolgend als „Verantwortlicher“ bezeichnet). Mit den nachfolgenden Informationen gem. Art. 12 ff. DSGVO geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch uns und Ihre Rechte aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem individuellen Ablauf des Bewerbungsverfahrens. 1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung MÄDLER GmbH Tränkestraße 6-8 70597 Stuttgart Deutschland Telefon +49 711 72095-0 Fax +49 711 72095-33 E-Mail [email protected] Internet http://www.maedler.de/ 2. Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen Christian Schwinge Ingenieurbüro Frahm GmbH Kurze Straße 30 70794 Filderstadt Deutschland Telefon +49 (0) 711 / 7737676-0 E-Mail [email protected] 3. Daten und Datenquellen a) Quellen Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns über ein Profil bei einem beruflichen Social Media Netzwerk (z. B. XING, LinkedIn, StepStone, etc.) zugänglich gemacht haben oder die wir aus anderen von Ihnen öffentlich zugänglich gemachten Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen (z. B. Internetseite mit Bewerbung, etc.). b) Kategorien von personenbezogenen Daten Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen: Adress- und Kommunikationsdaten (Anrede, Vorname, Name, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, andere Kontaktdaten), Personenstammdaten (Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geschäftsfähigkeit, Foto), sowie Angaben zur beruflichen Qualifikation, Schulausbildung und beruflichen Weiterbildung, Führerscheine und Fahrzeugklassen. Darüber hinaus werden weitere personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie uns mitgeteilt haben (Lebenslauf, Zeugnisse, Fragebögen, Interviews, bisherige Tätigkeiten) oder berufsbezogene Informationen, die wir aus von Ihnen öffentlichen zugänglich gemachten Quellen gewonnen haben (z. B. berufliche Social Media Netzwerke, Internetseite mit Bewerbung, etc.). Sofern im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens durch Sie freiwillig mitgeteilt, findet auch die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) statt. Insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder vom Verantwortlichen initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten. Dazu gehören z. B. Informationen über den Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis, (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Gesprächsprotokolle. 4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Wir verarbeiten die unter 3. genannten personenbezogenen Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): a) Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 i. V. m. Abs. 8 BDSG) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist. Wir dürfen Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung unter Verwendung der Daten kontaktieren, die Sie uns mitgeteilt haben. b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten in der Unternehmensgruppe) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Eine Übersicht zum Status der von Ihnen erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit bei uns anfordern. c) Aufgrund Ihrer Einwilligung für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG) Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie Art. 9 Abs. 2 lit. b i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG einschlägig sind. d) Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Abs.1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber bzgl. Steuer- und Sozialversicherungsrecht zu erfüllen. Auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG gehört dazu auch die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, soweit dies zur Ausübung von rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber Krankenkassen, Erfassung der Schwerbehinderung zur Gewährung von Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten kann auch zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h i.V.m. § 22 Abs. 1 lit b BDSG erforderlich sein. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) ist der Verantwortliche verpflichtet, über mehrere Jahre geschäftliche Unterlagen und Daten aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe auf die Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und bei Bedarf ausgewertet. Bei einer Offenlegung aus Gründen des Datenschutzes, der Informationsfreiheit oder anderer Gesetze, Gerichtsverfahren oder Ermittlungen durch Aufsichtsbehörden, müssen Mitarbeiter davon ausgehen, dass E-Mails, SMS, Sprachnachrichten oder andere elektronische Kommunikation von Dritten abgerufen, gelesen, angehört oder offengelegt werden können, wenn sie für die untersuchten Fragen relevant sind. e) Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten kann die weitere Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten zu folgenden Zwecken erforderlich sein: - Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis - Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- Abgleich mit den sog. EU-Terrorlisten gem. der europäischen Antiterrorverordnung 2580/2001 und 881/2002 zur Sicherstellung, dass keine Gelder oder sonstige wirtschaftliche Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden - Verhinderung und Aufklärung von Straftaten - Videoüberwachungen zur Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten - Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit - Risikosteuerung in der Unternehmensgruppe - Eigene statistischen Zwecke mit anonymisierten Daten - Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs: Die bei der Nutzung der IT-Systeme, E-Mail-, Internet-, und Telefoniedienste anfallenden personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der E-Mail-/Internet-Dienste ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen. Die erfassten Protokoll- und Verbindungsdaten werden ausschließlich zum Zweck der Abrechnung der Internet-Nutzung, der Gewährleistung der Systemsicherheit, der Abwehr und/oder Analyse von Cyberkriminalität, der Steuerung der Lastverteilung im Netz und Optimierung des Netzes, der Analyse und Korrektur von technischen Fehlern und Störungen, Missbrauchskontrolle und bei Verdacht auf Straftaten verwendet. Die Verarbeitung der gespeicherten personenbezogenen Daten wird mit Ausnahme der von der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung erfassten Daten nach ca. 6 Monaten eingeschränkt. Die Daten sind nur noch Bestandteil der Langzeitarchivierung. 5. Empfänger der Daten Innerhalb des Verantwortlichen erhalten diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Entscheidungsfindung und zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an verbundene Unternehmen des Verantwortlichen (Transnord Zahnrad- und Gewindetechnik GmbH, Verzahnungstechnik MÄDLER GmbH, Mädler Norm-Antrieb AG) übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter 4. genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist oder Datenverarbeitungsaufgaben für das Bewerbermanagement zentral innerhalb der Unternehmensgruppe wahrgenommenen werden. Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten an andere mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, sofern hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Verantwortlichen ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren und dies zur Begründung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein: - Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung - Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln. Im Einzelnen: Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Compliance-Services, Datenvernichtung, Research, Risikocontrolling, Webseitenmanagement inkl. Hostprovider. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben. 6. Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisation Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) oder eine internationale Organisation findet nur statt, soweit dies für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. 7. Dauer der Datenspeicherung Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten 24 Monate lang in unserer Bewerberdatenbank verarbeiten, sofern hierzu Ihre Einwilligung vorliegt. 8. Datenschutzrechte der betroffenen Person Als Bewerber bei uns haben Sie je nach Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit kontaktieren können: a) Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein. Es gelten die Einschränkungen des § 34 BDSG. b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender, unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (auch mittels einer ergänzenden Erklärung) zu verlangen. c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind sodann verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft: - Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig - Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor - Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet - Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist Es gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG. d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist: - die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen - die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen - wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen. Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten (von ihrer Speicherung abgesehen) nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird. e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie haben das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. f) Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. g) Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren. h) Recht auf Beschwerde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO und Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG) Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. 9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen und auch keine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungs-verhältnisses treffen. 10. Automatisierte Entscheidung (einschließl. Profiling) Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung. Stand: Oktober 2019